香港公司新查册安排有哪些变化

香港公司注册处早前就公司登记册内所载的个人资料订立新查册安排，在公众获取必要信息以确定公司人员身份和保护数据隐私之间取得了平衡。新查册安排分为三个阶段实施，第一二阶段已在实施中，第三阶段也将于2023年12月27日开始。

 

新查册安排对比旧的查册安排主要有哪些变化呢？跟着小编一起来看看。

 

新查册安排的背景

 

新查册安排其实在早于2009年香港政府在修订条例过程中就已获广泛咨询。当时，大多数回应者认为，考虑到私隐和资料被滥用的风险，不应在公众登记册内披露董事及公司秘书住址及完整身份证明文件号码。

 

《公司条例》订明，公司董事不得将邮政信箱用作通讯地址，董事提供的通讯地址须为具体地址，可用于传送文件。如遇有文件无法以通讯地址送达有关董事的情况，条例亦已订明，法院有权命令公司注册处披露该董事的住址作通讯之用。此外，如通讯地址失效，公司注册处处长可提供董事的住址让公众查阅。

 

事实上，完全公开个人身份识别号码及私人住址等个人资料会引致骗案等罪案的发生。近年由于「起底」及滥用个人资料情况有所增加，社会各界对公共登记册所载个人资料是否获得足够保障日益关注。

 

在新查册安排实施后，所有查册人士（包括传媒）将可继续取览公司登记册上的董事的资料，当中包括董事个人的通讯地址（以取代现有的个人住址）和部分身份识别号码（就香港身份证而言，为字母另加三个数字），而其他现时可查询的资料并没有任何新添的限制。这些资料连同董事的姓名，已足够让查册人士辨认有关董事的身份。

 

新查册安排也不会对必要的文件传送构成阻碍。而在进行尽职审查方面，除了董事个人的通讯地址和部分身份识别号码，在有需要时，有关人士亦可在获得该董事授权后向公司注册处申请查阅其住址及完整身份识别号码。

 

新查册制度的实施时间表

 

第一阶段：于 2021 年 8 月 23 日开始，公司可在其登记册上以董事的通讯地址代替通常住址，及董事和公司秘书的部分身份识别号码代替完整号码予公众查阅；

 

第二阶段：于 2022 年 10 月 24 日开始，公司登记册中董事索引所载的受保护资料，将以通讯地址及部分身份识别号码代替让公众查阅。在这阶段开始后向公司注册处登记的文件中所载的受保护资料，将不再提供予公众查阅。“指明人士”可向公司注册处提出取览董事等人的受保护资料；

 

第三阶段：将于 2023 年 12 月 27 日开始，资料当事人可向公司注册处申请不提供已在公司注册处登记的文件所载的受保护资料（下称“不提供的资料”），并以其通讯地址及部分身份识别号码代替让公众查阅。“指明人士”可向公司注册处提出取览董事等人的不提供的资料。

 

《公司（住址及身份识别号码）规例》（第 622N 章）第 12 条已对上文提到的“指明人士”身份作出限定，仅以下10类人士可查阅公司登记册上的“受保护资料”：

 

1.资料当事人；

 

2.获资料当事人书面授权取得该等资料的人；

 

3.有关公司的成员；

 

4.清盘人；

 

5.破产案受托人；

 

6.公职人员或公共机构；

 

7.该规例附表指明的人士；

 

8.律师或外地律师；

 

9.执业会计师；

 

10.金融机构或指定非金融业人士。

 

查册安排的新旧对比

 

旧版查册安排信息：

 

1.董事信息展示，通常住址和完整身份识别号码；

 

2.秘书信息展示，完整身份识别号码；

 

3.其他人士信息展示（清盘人&临时清盘人），完整身份识别号码；

 

4.可供公众查阅文件内容，于2022年10月24日前已注册的文件 – 全部资料可供查阅，包含受保护个人资料。

 

新版查册安排：

 

1.董事信息展示，通讯地址和部分身份识别号码；

 

2.秘书信息展示，部分身份识别号码；

 

3.其他人士信息展示（清盘人&临时清盘人），部分身份识别号码；

 

4.可供公众查阅文件内容：

 

于2022 年10月24日或以后注册的文件 – 董事，秘书及其他相关人士的通常住址和完整身份识别号码，不再被公开；

 

于2022年10月24日前已注册的文件 – 仍然包含董事,秘书及其他相关人士的通常住址和完整身份识别号码， 但可在第三阶段实施后申请遮盖该等个人资料，不让公众查阅。

 

为了配合政府的努力，公司应实施必要的内部程序，不让公众查阅其文件中存有个人的受保护信息，以避免个人资料被滥用。展望未来，公司应确保其符合最新的监管要求，更重要的是，要做好准备以应对因未经授权但获取个人信息因而产生的潜在风险，例如欺诈和起底。

 

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